هيئتا سجل القوى العاملة والوثائق والمحفوظات الوطنية توقّعان اتفاقية اعتماد الأدوات الإجرائية

مسقط - العمانية

وقعت الهيئة العامة لسجل القوى العاملة وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية اليوم اتفاقية اعتماد الأدوات الإجرائية لنظام تصنيف الوثائق الخصوصية وجداول مدد استبقائها. وقع الاتفاقية نيابة عن الهيئة العامة لسجل القوى العاملة الدكتور يونس بن خلفان الاخزمي الرئيس التنفيذي للهيئة وعن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة بحضور سعادة محسن بن خميس البلوشي المستشار بوزارة التجارة والصناعة رئيس مجلس إدارة الهيئة العامة لسجل القوى العاملة. وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل قبل الاعتماد النهائي من قبل الهيئة على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وتنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادرة بالمرسوم السلطاني رقم 60 /2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة التنسيق مع الهيئة لإعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالمؤسسة وإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها. وأشاد الدكتور يونس بن خلفان الأخزمي بالجهود التي بذلها القائمون في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في تدريب وتهيئة الشباب العاملين لدى الهيئة العامة لسجل القوى العاملة في توثيق وحفظ هذه الوثائق. ووضح انه خلال الفترة الماضية شهد برنامج التعاون بين الهيئتين الكثير من المعرفة الجديدة في عملية حفظ الوثائق والتعامل معها وتبويب هذه الوثائق وبالتالي سوف يسهم بشكل كبير في معرفة سير الوثائق وكيفية استرجاعها وتنظيم العمل بشكل عام .. مضيفًا انه من خلال استخدام هذا التوبيب يسهل على المعنيين الاطلاع بشفافية على عملية سير هذه الوثائق وهو مهم جدا بالنسبة للهيئة العامة لسجل القوى العاملة التي لديها كميات كبيرة من البيانات وخاصة بيانات الباحثين عن عمل الضخمة والعاملين في القطاعات الحكومية. وأكد ان لدى الهيئة قاعدة بيانات لحوالي 800 ألف مواطن في سن العمل والذين يعملون في القطاعات الحكومية والعسكرية والأمنية والباحثين عن عمل بالإضافة الى العاملين في القطاع الخاص والحرف والمهن والصيد والزراعة حيث ان الهيئة العامة لسجل القوى العاملة هي المكان الوحيد التي تمتلك هذه البيانات في السلطنة، وهذه البيانات تعتبر كثيرة لأن الشخص الواحد يمتلك وثائق شخصية وتدريبية وتعليمية ضخمة وبالتالي كان من المهم لدى موظفي الهيئة معرفة كيفية التعامل مع هذه البيانات والدورة المستندية لها.. مشيرا الى انه بتوقيع هذه الاتفاقية سوف يتم اصدار قرار لإيجاد فرق عمل لبلورة هذه الاتفاقية الى ارض الواقع. من جانب آخر، أشار الاخزمي إلى ان عدد الباحثين عن عمل بالسلطنة والمسجلين حتى يوم أمس (الأربعاء) وصل الى (43300) باحث وباحثة عن عمل نشط ومن المتوقع ان يزيد خلال عام بما يعادل (30) ألفا كدارسين وباحثين عن عمل. من جهته قال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أن ترتيب الهيئة العامة لسجل القوى العامة سيكون الـ 41 في الجهات التي استكملت نظام اعتماد الوثائق الخصوصية مع الهيئة حيث سيعقب هذه المرحلة عملية إعداد قرار لتنفيذ هذا النظام، وسيتم تطبيق هذا النظام في جميع تقسيمات الهيئة.. مشيرا إلى أن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أنجزت توقيع اتفاقيات هذا النظام مع الجهات الحكومية في فترة زمنية قصيرة. وأضاف سعادته أن هذا النظام سيسهل عملية استرجاع الوثائق واستعمالها في أعمال التخطيط، والتعامل بشفافية مع هذه الوثائق، حيث إن هذه من الأعمال المهمة التي تقوم بها الهيئة بالتحديد، من حيث الوثائق التي يمكن أن تكون وثائق يتم اختيارها للذاكرة الوطنية، وبالتالي كل الجهات الحكومية سوف تجمع هذه الوثائق لدى الهيئة، وسيتم جمعها في قطاعات مختلفة كقطاعات التعليم والتشغيل والتصنيع وقطاع أفراد المجتمع والقطاع الثقافي والاجتماعي وقطاع العدل والقضائي وغيرها من القطاعات. موضحًا أن بعض الأنظمة جاهزة لتوقيعها من عدد من الجهات الحكومية كبلدية ظفار، ومكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار في المراجعة النهائية.. مشيرا الى أن أكثر من أربع جهات سيكون نظامها في الربع الأول من العام المقبل جاهزا للتوقيع. وأكد الضوياني أن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ستقوم بافتتاح معمل لإتلاف الوثائق الورقية والإلكترونية والصلبة وغيرها بداية شهر فبراير من العام المقبل وستتيح للجهات والوزارات عملية الإتلاف الآمن لوثائقها تحت إشراف موظفيها وبالتنسيق مع موظفي الهيئة. وتتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالهيئة العامة لسجل القوى العاملة، وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال ويقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة، واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى. ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وسهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع. وعلى هذا الأساس يمكّن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وفي هذا الصدد قامت الهيئة بإنشاء قسم للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر تقسيمات الهيئة وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل الهيئة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق. ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف.