دائرة الاطلاع على الوثائق تواصل تقديم خدماتها المختلفة للباحثين

مسقط-
تعمل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على إتاحة الوثائق والمحفوظات عبر نافذتها المتمثلة في دائرة الاطلاع على الوثائق، بحيث يتم إتاحتها ورقيًا وإلكترونيًا حسب ما يتناسب مع احتياجات المستفيد، ومن هذا المنطلق فقد خطت الهيئة خطوة مهمة في هذا المجال بتجهيز قاعة للاطلاع بدائرة الاطلاع على الوثائق؛ لتؤدي دورها في رفد المستفيدين بالمحفوظات التي تناسب بحوثهم ورغباتهم.

وتعتبر دائرة الاطلاع على الوثائق ممثلة بأقسامها الثلاثة المختلفة: خدمات المستفيدين، وقسم المعلومات الوثائقية، والمكتبة من الدوائر ذات الطابع الحيوي بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية؛ فهي ذات طابع علمي وثقافي يهدف إلى بحث واسترجاع الوثائق والمحفوظات بالإضافة إلى توفر عشرات الآلاف من الكتب بمختلف مجالاتها وأشكالها الورقية والإلكترونية، والتي تتم إتاحتها للمستفيدين عبر قاعة الاطلاع والمكتبة المساندة لها.
ولتسهيل معرفة الملفات المتاحة فقد أصبح بإمكانهم الاطلاع على الملفات المتاحة وتوصيفها من خلال الموقع الإلكتروني للهيئة www.nraa.gov.om، والقيام بعملية التسجيل واستكمال إدخال البيانات الشخصية قبل الوصول للهيئة، إلى جانب إرسال طلب الاطلاع على المحفوظات، وتحديد الوقت المناسب لهم للاطلاع على الملفات الورقية المطلوبة في قاعة الاطلاع، ولا يتطلب ذلك في حال الاطلاع على الوثائق والمحفوظات المتاحة إلكترونيا.
وفي حال الحضور الشخصي للدائرة سيقوم المستفيد بإجراءات التسجيل في المكان المخصص لذلك، وتعريفه بعملية البحث في محرك بحث المحفوظات وإصدار بطاقة مستفيد تمكنه من دخول القاعة المخصصة للاطلاع.
ينبع مفهوم خدمات المستفيدين من الخدمات والإجراءات المقدمة للمستفيد عند زيارته للدائرة؛ للوصول إلى المحفوظات ومصادر المعلومات المتاحة، وتمثل هذه الإجراءات إصدار تصاريح دخول المستفيدين لقاعة الاطلاع والمكتبة، إضافة إلى الإشراف على عملية البحث والاطلاع على المحفوظات، وإدارة قاعة الاطلاع، ومعالجة طلبات النسخ المتعلقة بموضوع بحثهم، والمصادقة عليها.

ومن جانب آخر يشرف قسم المعلومات الوثائقية على استخدام أدوات البحث عن الوثائق والمعلومات، وإجراء البحوث الوثائقية للإجابة عن طلبات المعلومات التي ترد من داخل الدولة وخارجها، كما يعمل على مساعدة تقسيمات الهيئة على استخراج الوثائق والبيانات بغرض الإعداد للمؤتمرات والمعارض الوثائقية وغيرها من أنشطة الهيئة المختلفة. تعد مكتبة الهيئة الجزء الذي لا يتجزأ من دائرة الاطلاع على الوثائق؛ لتمتعها بدور علمي وريادي في مجال تقديم خدمات المعلومات، وأهميتها في تلبية احتياجات المستفيدين من مصادر المعلومات الورقية والإلكترونية.

عملت الهيئة على تزويد المكتبة بالآلاف من الكتب ومصادر المعلومات الورقية وذلك عن طريق استقبال الإهداءات، والشراء من معارض الكتب المحلية والدولية، ودور النشر والمؤسسات الخاصة.

ونظرا لما يشهده العالم من ثورة معلوماتية في مجال تكنولوجيا المعلومات، وتزايد مصادر المعلومات الرقمية، ولزيادة أعداد الكتب والمصادر الورقية المتوفرة في المكتبة؛ فقد شرعت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية إلى تزويد المكتبة بمكتبة رقمية تحوي عشرات الآلاف من الكتب الإلكترونية، فقد قامت بالشراء من قاعدة بيانات المنهل ومصادر إلكترونية أخرى.
ويؤكد طالب بن سيف الخضوري مدير دائرة الاطلاع على الوثائق بأن من الأهداف الرئيسة للدائرة هو تسهيل وصول المستفيدين للمحفوظات التي يحتاجونها لأغراض البحث بسهولة ويسر في ضوء القواعد والإجراءات المنظمة لذلك، كما أن القائمين على الدائرة لا يترددون أبداً في تقديم المساعدة والدعم للمستفيد الراغب في الخدمة بدء من استقباله وتعريفه بضوابط العمل المتبعة وطرائق البحث بواسطة محرك البحث في المحفوظات انتهاء باطلاعه على المحفوظات وأخذ نسخ منها في حال أراد ذلك.

وحول أعداد المحفوظات المتاحة فيشير إلى أن أعدادها في محرك البحث في تزايد مستمر؛ بدءًا من فترة حكم الإمام ناصر بن مرشد اليعربي وانتهاء بفترة حكم السلطان سعيد بن تيمور، وتشمل هذه المحفوظات إلى جانب صور الوثائق إتاحة الخرائط التاريخية والجغرافية المهمة للمستفيدين، ويمكن للمستفيد ملاحظة زيادة الاعداد من خلال تردده على قاعة الاطلاع بالدائرة، فما إن ينتهي العمل على تلك المحفوظات من الدوائر المختصة بالمديرية العامة لتنظيم الوثائق يتم إدراجها في محرك البحث لتصبح بعد ذلك متاحة للمستفيد، كما يمكن للمستفيد الاطلاع على الوثائق ورقياً إلى جانب وجودها في صورتها الرقمية.

وحتى تكون عملية البحث مكتملة توجد إلى جانب قاعة الاطلاع مكتبة مساندة للمستفيدين تحتوي على أوعية معلوماتية مختلفة وقيمة ورقية كانت أو إلكترونية، ويمكن للمستفيدين الاطلاع على المحتوى من خلال محرك بحث خاص بالمكتبة.
واستمرارًا لتحسين مستوى الخدمة فإن العمل جار على تقديم تسهيلات خاصة للمستفيدين من ذوي الاحتياجات الخاصة؛ كتوفير نظام سمعي خاص أثناء عملية البحث في المحفوظات بحيث يصبح بإمكان الكفيف الاستماع إلى التوصيف المتاح في محرك البحث في المحفوظات، وأثناء زيارته للدائرة سيكون بصحبته أحد المعنيين لتقديم العون له في عملية البحث وطلب الاطلاع والنسخ.
ومما تجدر الإشارة إليه على أن أعداد المستفيدين في تزايد مستمر سواء كانوا من داخل السلطنة وخارجها، كما أن هناك خطة للتواصل مع المؤسسات العلمية في السلطنة لتقديم حلقات عمل عن القواعد والإجراءات المتبعة لإتاحة المحفوظات في الهيئة، والتعريف بالآليات المتبعة في عملية البحث عن المحفوظات، وفي الختام يؤكد الخضوري على أن خدمة المستفيدين تهم المعنيين في الدائرة، وعلى استعداد لاستقبال الآراء والمقترحات التي من شأنها الرقي بمستوى الخدمة المقدمة للمستفيد.

دور مهم

ومن خلال زيارته للهيئة واطلاعه على أقسامها المختلفة أكد سعادة الشيح علي بن ناصر بن حمد المحروقي أمين عام مجلس الشورى، على أهمية دائرة الاطلاع على الوثائق ممثلة بأقسامها المختلفة والتي تسعى الى تمكين الباحثين والمهتمين وتزويدهم بأهم الوثائق والمعلومات في مختلف البحوث والمجالات، فدائرة الاطلاع قد ملأت فراغا ثقافيا كبيرا، وأخذت على عاتقها الدور المهم في نشر العلم، وتزويد الباحثين بكل ما يحتاجونه من مراجع ومصادر، والمساهمة المباشرة وغير المباشرة في تنمية الثقافة العمانية بصورة عامة، وبها عديد الوثائق والمخطوطات والكتب القديمة والحديثة، كما قال المحروقي بأن العمل الدؤوب لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ونشاطها الواسع وجهودها المختلفة لهو محل اعتزاز بالكوادر الوطنية، وأضاف سعادته بأن دائرة الاطلاع نافذة للباحثين من أجل استقطابهم للاطلاع والنهل والاستفادة من إمكانيات الهيئة في سبيل تدعيم البحوث بالبراهين والحجج الدامغة والمصادر القوية.

حفظ الوثاثق

من جانبه قال سعادة خالد بن يحيى الفرعي رئيس لجنة التربية والتعليم والبحث العلمي بمجلس الشورى وأحد الباحثين المستفيدين من الخدمات التي تقدمها الدائرة بأن للهيئة دور كبير في حفظ الوثائق والمحفوظات الوطنية المتعلقة بعمان على اختلاف الحقب الزمنية، وبدوره كباحث يسعى للاستفادة القصوى من الوثائق المتاحة بالهيئة والاطلاع عليها، وذلك عبر نافذة الهيئة المتمثلة بدائرة الاطلاع على الوثائق التي وجدت خصيصا من قبل القائمين على الهيئة لتيسير وتسهيل وتدعيم عمل الباحثين والاستفادة القصوى من هذه الوثائق، بعدما كان الباحث يعاني في سبيل إيجاد المصادر التي تدعم هذه البحوث، كما أشاد الفرعي بالخدمات الإلكترونية التي تقدمها دائرة الاطلاع على الوثائق في سبيل حرصها لاستقطاب الباحثين والمستفيدين وسهولة الوصول إليها.
استقبلت دائرة الاطلاع على الوثائق آلاف المستفيدين من داخل السلطنة وخارجها بمختلف مؤهلاتهم العلمية والعملية، هؤلاء المستفيدون الراغبون بالاطلاع والحصول على نسخ من الوثائق والمحفوظات لتدعيم بحوثهم العلمية أكدوا على مدى الأهمية الكبرى لدائرة الاطلاع على الوثائق في توفير مصادر معلوماتية مساندة لبحوثهم وتوصلهم للحقيقة، كما أكدوا بإن دائرة الاطلاع تعتبر الركن الأساسي لبحوثهم العلمية مشيدين حول ذلك بسهولة الإجراءات التنظيمية المتبعة وسهولة توصلهم لمصادر المعلومات المختلفة،كما أن تحول المحفوظات من الصيغة الورقية إلى الصيغة الإلكترونية- بعد تفعيل قاعة الاطلاع على الوثائق واستقبالها للمستفيدين – سهل عملية اطلاع المستفيدين على المحفوظات المتاحة بكل سهولة ويسر دون الحاجة إلى تحديد موعد مسبق أو حجز ملفات محددة للاطلاع عليها.

رسالة

تدعم دائرة الاطلاع على الوثائق مهام الهيئة وتساعدها على تحقيق أهدافها وتنمية المعرفة وبثها، كما تعمل على توفير مصادر المعلومات المختلفة والحديثة للمجتمع الأكاديمي على اختلاف اهتماماته الموضوعية، وتقدم خدمات معلوماتية متطورة ترتبط ارتباطا مباشرًا بالعملية التعليمية والبحثية واحتياجات مجتمع المعرفة. وتسعى الدائرة للوفاء بمهمتها من خلال إنجاز مجموعة من الأهداف كتلبية احتياجات المستفيدين من داخل السلطنة وخارجها، والاشتراك مع المكتبات الأكاديمية الأخرى ومراكز المعلومات المتخصصة في العالم، إضافة الى فتح أفاق مع مؤسسات مختلفة في العالم كالمكتبات ومراكز المعلومات الإقليمية والعالمية. كما تدعو الباحثين والمستفيدين للاستفادة من خدماتها الإلكترونية التي أطلقتها ضمن مشروع الحكومة الإلكترونية على موقع الهيئة الإلكتروني www.nraa.gov.om وبموجب الخدمات الإلكترونية يستطيع المستفيد من خلال قيامه بالتسجيل على محرك البحث في المحفوظات والحصول على اسم مستخدم وكلمة مرور، ليتمكن من الحصول على خدمات الدائرة الإلكترونية متمثلة في التسجيل طلباً للخدمة، وعملية حجز الملفات الورقية، كما وتهدف الى تحسين الخدمات المقدمة للمستفيدين من خلال توفير طرق اتصال أوسع وكذلك تبسيط الإجراءات وتحسين الخدمات وزيادة الشفافية وتحسين نوعية وسرعة الحصول على الخدمات.