بلدية مسقط تواصل تنفيذ برنامج إدارة الوثائق الإلكترونية

مسقط-

تواصل بلدية مسقط ممثلة في دائرة تنمية الموارد البشرية وبالتعاون مع المديرية العامة لتقنية المعلومات ودائرة الوثائق بمكتب رئيس البلدية المرحلة الثالثة من برنامج العمل التدريبي «نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية» والذي يشارك فيه عدد من موظفيها من مختلف وحدات البلدية وذلك خلال الفترة من 10 – 21 فبراير الجاري بقاعة الاجتماعات في مبنى رئاسة البلدية.

خصصت هذه المرحلة من برنامج التدريب لـ «إدارة المهام» وذلك ضمن نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، حيث سيتعرف المشاركون من خلالها على كيفية إدارة المهام من خلال عرض البريد الوارد والتوجيه والتعليق والرد على المهام ومراجعة المستندات، ومسودة المراسلات وتوقيع الوثائق، وتنقسم مجموعة إدارة المهام إلى(9) مجموعات موزعة على الموظفين من مختلف وحدات بلدية مسقط، وسيشمل البرنامج كافة الموظفين في جميع المستويات الإدارية والمديرين العامين ومديري الإدارات وأمانات السر التي تتبع رئيس البلدية. وأفاد مدير دائرة تنمية الموارد البشرية ببلدية مسقط سلطان بن سالم الشايعي أن بلدية مسقط عملت منذ فترة طويلة على برنامج التحول الإلكتروني، حيث فازت بالعديد من الجوائز في هذا المجال، وتواصلا مع رؤية عمان 2040 فقد سعت إلى أن يكون عام 2019 عاما إلكترونيا بامتياز، من خلال نقل برنامج إدارة الوثائق والمحفوظات إلكترونيا، والتقليل من الهدر في الأوراق والأحبار وما يرتبط بها من مراسلين وسيارات ووقود، الأمر الذي سوف يسهل عملية تبادل المستندات داخل البلدية وخارجها، وقد بدأت خطوات العمل في هذا البرنامج منذ وقت مبكر بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، ومن المؤمل أن تبدأ البلدية بتفعيل النظام في بداية شهر مارس 2019م، بحيث يتم تطبيق النظام الإلكتروني تدريجيا إلى أن تختفي المعاملات الورقية أو يقلل القدر الأكبر منها. وأضاف الشايعي أن البلدية نفذت عدداً من الدورات التدريبية التمهيدية لعدد من موظفي البلدية كان أولها البرنامج التدريبي على نظام إدارة الوثائق خلال الفترة (من 9 إلى 27) سبتمبر 2018م واشتمل الجزء الأول منه على شرح نظام تصنيف الوثائق المشتركة بين الجهات المعنية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، وفهم وممارسة الأسس وقواعد العمل على التصنيف المشترك المعمول بها ومدد الاستبقاء والمصير النهائي وقواعد الحفظ وغيرها من المعلومات. بينما اشتمل الجزء الثاني على شرح «دليل الإجراءات الوطني» لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية. كما تم تنفيذ المرحلة الثانية من التدريب العملي بعنوان «التدريب على نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية» والموجه للمستخدمين المرشحين من قبل مسؤولي وحدات البلدية من أجل العمل على نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، من حيث إنشاء المستندات وحفظها، والاطلاع عليها ومشاركتها، وأعمال التصنيف والمتابعة.